5 passi da seguire per scegliere il vostro supporto di gestione dei dati
Come già menzionato nell’articolo presente sul blog di NL42 “how to select a LIMS”, è vivamente raccomandato seguire un metodo per smorzare l’impatto del processo di acquisizione, concentrandosi sul risultato finale. Di seguito, NL42 introduce e racconta i 5 passi da seguire per ridurre al minimo il rischio di insuccesso durante la selezione di uno strumento digitale per la gestione dei dati di laboratorio.
In questo articolo, si parte dal presupposto che voi abbiate già trovato la strada verso la migliore soluzione mappando i vostri processi, identificando i vostri punti critici e definendo le necessità che devono essere soddisfatte.
In un completo processo di trasformazione digitale, questi sono i 5 passi consigliati una volta arrivati al momento della scelta della migliore soluzione.
Se si dovesse optare per una consulenza, questi sono i punti che si andrebbero a seguire per accompagnarvi nella selezione del vostro sistema di data management.
Primo passo nella selezione di un LIMS: Le necessità degli utenti
Dato che le conoscenze sulle soluzioni disponibili sul mercato sono, talvolta, limitate, si consiglia di non dare niente per scontato o di non limitarsi a definire la cosiddetta “lista dei desideri”. Nonostante qualche volta sia facile capire di cosa non si ha necessità piuttosto che i propri interessi, il documento riguardante le necessità degli utenti dovrebbe racchiudere tutti gli aspetti che vogliate che il prodotto contenga, cosi come i punti chiave che il fornitore dell’azienda deve adempiere per instaurare una relazione B2B a lungo termine.
Gli obiettivi di questo articolo sono quelli sia di definire, nel modo più accurato possibile, cosa un sistema dovrebbe fare per soddisfare le necessità tecniche e di business, sia di descrivere I requisiti che un soddisfacente sistema dovrebbe avere.
La URS (User Requirement Specification) stabilisce lo scopo di un progetto, fornisce informazioni riguardanti le regole internazionali, nazionali ed interne, che governano la vostra azienda (i.e. industria, clienti, revisori), definisce i benefici attesi dall’utilizzo della soluzione scelta ed elenca una serie di requisiti suddivisi in categorie. Questi ultimi dovrebbero includere, ma non essere limitati a:
– Requisiti del sistema
– Requisiti aziendali
– Requisiti normativi
– Requisiti relativi al flusso lavorativo
– Requisiti di interfacciamento
– Requisiti di supporto IT
Secondo passo nella selezione di un LIMS: Richiesta di informazioni
Una volta che le URS sono concordate tra il team e gli stakeholder, è tempo di provvedere ad una RFI (Request for Information). La RFI solitamente presenta ai candidati lo scopo del progetto, gli obiettivi e le categorie di requisiti, in aggiunta alle regole e al tempo atteso dal processo di selezione. L’obiettivo di questa richiesta è quello di fare un’ iniziale valutazione del mercato, per identificare i prodotti e le aziende che potrebbero essere in grado di soddisfare la richiesta. Per fare questo, progettiamo una serie di 30 domande riguardanti l’azienda e 50 riguardanti il prodotto. Le risposte sono poi valutate e classificate, mentre le domande sono ponderate rispetto al loro impatto verso le attività e gli obiettivi del cliente.
A questo punto abbiamo aperto una larga ricerca che potrebbe portare ad avere 30 o più aziende che soddisfano la RFI. L’esito è abbastanza esaustivo e questo primo sommario è molto apprezzato poiché garantisce una buona comprensione dell’offerta del mercato. Come già menzionato nel precedente articolo:
“Ê sempre con grande sorpresa che ci rendiamo conto di quanto sia limitata la conoscenza del mercato dell’informatica di laboratorio da parte dei potenziali acquirenti. Alcuni fornitori considerati come leader di mercato non sono nemmeno nominati nel processo di selezione perchè la loro presenza locale è limitata e la loro strategia di marketing non riesce a raggiungere tutti i potenziali clienti”
Da questo primo passo, si possono identificare almeno tre soluzioni da portare avanti nella selezione del processo.
Terzo passo nella selezione di un LIMS: Richiesta di proposta
I candidati finali selezionati dalla RFI sono contattati per la “Request for Proposal” (RFP). L’obiettivo della RFP è quello di ricevere un solido riscontro, da parte dei fornitori, riguardo l’impatto finanziario del progetto e una chiara definizione di come la soluzione dovrebbe essere implementata. Ulteriori dettagli sono richiesti sui precedenti punti menzionati nella RFI, per raggiungere la massima precisione negli aspetti tecnici e per comprendere con esattezza quanto i venditori siano realmente impegnati e motivati con la loro proposta di progetto. Le informazioni ricavate dalla RFP dovrebbero fornire le basi per l’accordo finale.
Quarto passo nella selezione di un LIMS: Demo Script
Nel frattempo bisogna organizzare una presentazione tecnica per permettere al team di familiarizzare con il nuovo sistema e incontrare l’azienda fornitrice. Visto che 3 o 4 sessioni dimostrative devono essere programmate in un periodo relativamente breve, è raccomandato l’uso di un demo script per i seguenti benefici:
- Limitare la demo del venditore alle necessità del cliente
- Concentrare l’attenzione del consumatore sui punti elencati
- Facilitare l’introduzione di una metodologia che evidenzi se e come i punti siano stati dimostrati, visti e capiti
- Favorire l’introduzione di una misurazione per classificare ogni punto
L’obiettivo di un demo script è quello di rimuovere, per quanto possibile, l’impatto di una presentazione puramente tecnica. Usando un demo script, le diverse soluzioni sono valutate e classificate usando gli stessi criteri.
Quinto passo nella selezione di un LIMS: Negoziazione e chiusura del contratto
L’obiettivo di questo ultimo passaggio è quello di firmare un contratto con il candidato selezionato, che sarà in grado di arginare le difficoltà, tipiche dell’implementazione di un progetto. Lo scopo deve essere già chiaramente definito, i costi e la tempistica devono essere chiaramente indicati nell’accordo contrattuale. Ciò si acquisisce usando le informazioni ricavate dal fornitore nelle fasi precedenti, incorporandole nel contratto. Le modalità con cui saranno specificate le caratteristiche di amministrazione del prodotto e le modalità di rilascio dei servizi di implementazione dovranno essere pianificate di mutuo accordo. I pagamenti dovranno essere strettamente collegati ai tempi di rilascio.
I vantaggi del seguire questi passaggi sono molteplici:
- Le ricerche di mercato sono effettuate dopo che le finalità del progetto e i requisiti dell’utente sono stati definiti accuratamente
- I fornitori sono classificati in base alla loro capacità di adattarsi alle esigenze del cliente, piuttosto che alla loro pubblicità
- Le proposte dei venditori sono valutate usando un unico criterio
- Le presentazioni tecniche sono realizzate utilizzando lo stesso metodo
- Il contratto viene firmato per regolamentare gli accordi ed eliminare ogni fraintendimento tra le parti
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