Diversi documenti di Gartner e McKinsey affermano da tempo che la pianificazione delle risorse di laboratorio è uno dei compiti più critici e complessi da gestire. Essere in grado di fornire risultati nel modo più affidabile ed efficiente rimane l’obiettivo più importante per un responsabile di laboratorio.
L’importanza delle attività di pianificazione dei laboratori
La pianificazione delle risorse di laboratorio è fondamentale per qualsiasi organizzazione che utilizza i risultati d’analisi per prendere importanti decisioni aziendali, come il rilascio di lotti o correzioni nella produzione non appena i risultati sono noti.
È ancora più critico quando l’intera attività aziendale si basa sulle analisi come per i laboratori di servizi.
La consegna tempestiva dei risultati può fare un’enorme differenza. I ritardi possono comportare importanti perdite finanziarie.
- Una media del 10% di personale altamente qualificato di un team di laboratorio è dedicato alla pianificazione delle risorse
- Una media del 30% di tempo di gestione viene sprecato aggiornando i clienti interni ed esterni sui tempi di consegna dei risultati
La sfida sta nel fatto che i laboratori sono uno dei dipartimenti più complicati da programmare. Se le richieste inviate ai laboratori sono molto difformi, relativi a prodotti diversi e il numero di risorse è elevato, la combinazione ottimale diventa molto difficile da trovare.
Al giorno d’oggi, per calcolare la migliore risposta vengono utilizzati principalmente processi cartacei e attività basate su Excel. Di conseguenza, un’enorme quantità di ore uomo, principalmente risorse altamente qualificate come i supervisori, vengono consumate per trovare la migliore combinazione di risorse, analisti e strumenti, al fine di consegnare i risultati di laboratorio alla data prevista. I supervisori di laboratorio impiegano molto tempo per preparare il programma per i giorni successivi, adeguarlo quando la domanda cambia improvvisamente e riprogettarlo quando il pool di risorse non è improvvisamente disponibile.
I costi nascosti delle attività di programmazione dei laboratori
Senza un sofisticato sistema informatico vengono organizzati incontri quotidiani per aggiornare lo stato delle attività dei laboratori. Ciò porta ad un’enorme quantità di ore uomo trascorse ogni anno solo per comunicare regolarmente alle parti interessate su come stanno andando le cose e quando verranno forniti i risultati delle analisi.
Questo tempo non è dedicato solo all’aggiornamento dei dipartimenti esterni sulla situazione in laboratorio. È spesso dedicato alla raccolta di richieste non pianificate che generano ancora più difficoltà nella pianificazione delle risorse. Come dice proprio il termine “non pianificato”, tali richieste devono trovare il loro posto nella pianificazione già definita.
Di conseguenza, le attività pianificate vengono ridimensionati e l’efficienza diminuisce, generando un backlog senza fine. Sono necessarie ore extra, l’organizzazione del laboratorio viene ulteriormente sovraccaricata ed il risultato finanziario di questa situazione è un costo aggiuntivo.
Una corretta pianificazione è l’unica opzione per ridurre l’arretrato, aumentare la performance e ridurre i costi di laboratorio. Un sistema computerizzato è l’unica risposta efficace alle difficoltà della pianificazione delle risorse per i laboratori. Consente inoltre il monitoraggio continuo e facilita la definizione di KPI concreti per verificare che l’implementazione dei nuovi processi stia guidando a migliorare la capacità e velocità di risposta ed una qualità più elevata.
I costi nascosti delle soluzioni fatte in casa o basate su file Excel
Le soluzioni realizzate in casa richiedono tempo e risorse dedicate per il loro sviluppo e ancora di più per la loro manutenzione e validazione. Senza menzionare l’energia e il tempo per creare, mantenere i file Excel che offrono di per sé una sicurezza limitata.
Le soluzioni “fatte in casa” o i file Excel non dovrebbero essere considerati la risposta alle domande chiave relative alla programmazione delle risorse. Le principali limitazioni di questi sistemi possono portare all’incapacità di rispondere alle richieste di business in un breve periodo di tempo.
Un sistema scalabile, tecnicamente avanzato e sicuro come Optima offre l’opportunità di creare un database centralizzato di tutte le informazioni relative alle performance chiave dei laboratori: rispondere in tempo ed utilizzare le risorse nel modo più efficace.
Optima: la soluzione per la gestione delle risorse di laboratorio
Optima offre elementi chiave per ottenere i risultati attesi.
- Automazione delle richieste in entrata
- Un sistema sofisticato per programmare le attività
- Una semplice interfaccia utente per presentare le attività giornaliere o settimanali
- Reports e cruscotti flessibili
- Analisi avanzate
La capacità di adattarsi in base alle priorità, alle urgenze, ai cambiamenti della domanda o agli eventi imprevisti che portano a una minore disponibilità di risorse sono funzionalità chiave per questo tipo di sistemi. La modellazione è una funzionalità avanzata che permette ai laboratori di progettare scenari e vedere come il laboratorio può adattarsi e rispondere.
Optima: un’unica piattaforma, una soluzione semplice per una sfida complessa
Optima elimina completamente i costi nascosti con licenze che si adattano a qualsiasi tipo di laboratorio, da quelli più piccoli alle implementazioni globali.
- Una semplice libreria API permette il collegamento ai sistemi già utilizzati per la gestione di campioni di laboratorio come LIMS e ERP…
- Un sofisticato motore in grado di programmare le attività nel modo più adeguato in base alle esigenze del laboratorio
- Un’interfaccia utente molto intuitiva permette agli utenti finali di vedere l’elenco delle attività da eseguire o di passare a una vista a forma di calendario in cui tutte le attività sono presentate in modo molto semplice.
- Spostare le attività nel caso di eventi imprevisti è semplice come un’azione di “drag-and-drop” nel calendario stesso, come siamo abituati a fare quando spostiamo le riunioni nella nostra agenda.
Tutte le attività non strettamente legate alle analisi possono essere memorizzate, tracciate e verificate per valutare in un semplice report la quantità di tempo dedicata a ciascuna di esse. Mentre un’analisi statistica avanzata permette di progettare scenari complessi per vedere quale sia la migliore opzione a supporto delle esigenze di business.
L’utilizzo di Optima inizia fin dal primo giorno
Un programma di implementazione molto completo integra l’applicazione software garantendo il successo del progetto ed un alto ritorno sull’investimento.
Dopo l’uso regolare di Optima, si può facilmente tracciare un quadro completo delle prestazioni del laboratorio utilizzando i reports integrati o semplicemente esportando le informazioni a qualsiasi strumento esterno per ulteriori analisi.
Optima abbassa inoltre le barriere di comunicazione con i dipartimenti esterni con differenti modalità e tutte configurabili:
- Informazioni automatiche e programmate per tutte le persone interessate
- Accesso diretto al sistema con configurazione utente definita
- Fornitura di reports programmati
Per ultimo, ma non meno importante, la piattaforma tecnologica scelta da Optima è l’investimento ideale per un software che durerà per diversi anni nell’ecosistema informatico di qualsiasi azienda. Dal punto di vista dell’utente finale, qualsiasi browser web può collegarsi ad Optima senza la necessità di installare nulla sul computer.
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