Gestione dei dati di Laboratorio: qual è la difficoltà
Uno dei più grandi “buchi neri” nel panorama della gestione dei dati di laboratorio.
I responsabili di laboratorio sono continuamente messi alla prova con la richiesta di fornire le informazioni nel più breve tempo possibile. I clienti, indipendentemente dal fatto che siano interni o esterni, aspettano i risultati che vengono ottenuti in laboratorio per procedere con le loro attività.
Il fatto è che la domanda al laboratorio è composta da una varietà di richieste con diversi livelli di priorità, urgenze, complessità tecniche, disponibilità degli strumenti e calendari delle persone.
Gestire tutti i parametri in una sola volta per pianificare le attività e le risorse del laboratorio può risultare piuttosto complicato per i responsabili del laboratorio.
I responsabili di laboratorio e i supervisori cercano ogni giorno il modo più efficiente per eseguire le attività al fine di fornire i risultati il prima possibile. Tuttavia, il livello di complessità nella pianificazione delle risorse spinge troppo spesso verso revisioni ripetitive e riunioni ridondanti supportate da troppi Excel file ed e-mail.
Lo strumento di pianificazione come soluzione
Uno strumento di pianificazione delle risorse è quindi una grande risorsa che consentirebbe ai laboratori di allocare le risorse nel modo più efficiente.
Risorse umane qualificate e strumenti operativi dovrebbero essere assegnati correttamente per eseguire i test analitici e fornire i risultati finali nei tempi previsti.
Alla fine, si tratta di eseguire piani di progetto con obiettivi e termini chiari, per rispondere alle richieste in un determinato periodo di tempo con il livello di qualità previsto.
Allocare risorse in modo efficiente è un’attività quotidiana del laboratorio con obiettivo a breve termine. Tuttavia, un insieme di informazioni utilizzate per allocare le risorse è in effetti un’ottima fonte di dati misurabili per la creazione e il monitoraggio di indicatori di performance. Un efficace strumento per identificare le aree grigie e definire miglioramenti su come i team di laboratorio svolgono le attività. Una volta implementato questo tipo di strumenti, si potrebbe prevedere più facilmente il coordinamento del carico di lavoro di laboratorio per pianificare attività a medio e lungo termine come il monitoraggio ambientale, studi di stabilità …
Dopotutto, i laboratori sono fornitori di sofisticati servizi scientifici, costruiti per rispondere a specifiche esigenze tecniche. L’obiettivo delle organizzazioni fornitrici di servizi è sempre stato quello di lavorare nel modo più efficiente e nel più breve tempo possibile.
L’analisi dell’allocazione delle risorse è considerata il KPI più utile per qualsiasi organizzazione di servizi. I laboratori non sono diversi in questo senso.
Le attuali inefficienze della vita di laboratorio
L’uso del sistema di gestione delle informazioni per pianificare le risorse ed eseguire analisi è limitato. I laboratori utilizzano principalmente un sistema cartaceo per allocare le risorse. Nelle situazioni più sofisticate, vengono create soluzioni interne per rispondere all’esigenza a breve termine di allocare le risorse nel modo più rapido possibile. Purtroppo, la realtà è che risorse molto qualificate vengono dedicate quotidianamente per programmare l’agenda settimanale delle risorse, rivederla e adattarla quando la domanda cambia.
Il risultato è un costo molto elevato per il laboratorio. Basta considerare il costo di un FTE per lavorare continuamente con i file Excel spostando le risorse per soddisfare le richieste nel migliore modo possibile. Oltre al costo di queste risorse qualificate, il tempo speso per rispondere alle continue richieste di aggiornamenti sullo stato delle attività (e-mail, telefonate, ecc.), le riunioni quotidiane per rivedere la programmazione con i clienti porta ad un costo totale ampiamente sottovalutato.
Optima: il software per la pianificazione delle risorse
Optima offre la soluzione per la pianificazione delle risorse di laboratorio fornendo un’unica piattaforma web per la raccolta delle richieste, l’allocazione delle risorse e la fornitura di KPI.
Optima è in grado di ricevere l’elenco delle attività praticamente da qualsiasi sistema (CDS, ELN, LIMS, ERP, ecc.), eseguire l’allocazione delle risorse automaticamente o manualmente e presentare l’agenda del laboratorio in diversi formati (elenco, calendario, diagrammi di Gantt).
Utilizzando un’interfaccia utente semplice e intuitiva, i responsabili di laboratorio e i supervisori possono regolare l’allocazione in base alle modifiche della domanda.
Rapporti e grafici intuitivi consentono la presentazione dei KPI più critici in modo molto semplice e diventano la dashboard di gestione delle risorse del laboratorio del futuro.
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