Presentato il primo osservatorio del ciclo attivo nel settore farmaceutico: trend e spunti di miglioramento dalla gestione delle vendite all’applicazione degli incassi
Ayming, gruppo internazionale di Business Performance Consulting, ha presentato il primo Osservatorio del Ciclo Attivo nel settore Pharma. L’Osservatorio, svolto in collaborazione con ANDAF (Associazione Nazionale Direttori Amministrativi e Finanziari), ha l’obiettivo di evidenziare lo stato dell’arte del settore Pharma sulla tematica del ciclo attivo e individuare le opportunità di miglioramento che, se ben implementate, si possono trasformare in occasione di ottimizzazione. La survey, condotta tra dicembre 2016 e aprile 2017, ha visto la somministrazione di un questionario ai Chief Financial Officer e responsabili del ciclo attivo di oltre 150 aziende del settore (tra produttori OTC, produttori farmaci etici, dispositivi medici e distributori). Il campione delle aziende intervistate è costituito in prevalenza da imprese tra i 100 e 500 milioni di euro di fatturato (2015).
I risultati dell’Osservatorio del Ciclo attivo nel settore Pharma
Ogni settore industriale prevede, al suo interno, diversi gradi di complessità, sia nei processi core sia in quelli di staff. Il settore farmaceutico, una realtà di indiscusso successo nel nostro Paese (30 miliardi di euro di produzione, il 71% dei quali destinato all’export, dati Farmindustria), conferma questa assunzione, specie per quanto riguarda il ciclo attivo: questo a causa sia delle varie tipologie di clienti serviti, sia dei diversi prodotti offerti.
Secondo i risultati dell’Osservatorio Ayming, se si esamina il ciclo attivo nelle sue varie fasi, si può notare come i processi siano in generale ben proceduralizzati e come l’Erp sia diffuso come strumento di gestione, unitamente alla reportistica automatica.
Le attività successive alla fatturazione risultano però essere meno governate da policy e procedure definite. È parere di Ayming che questo sia dovuto al fatto che esiste un bisogno di flessibilità legato, come anticipato, alla specifica complessità del business. Questo comporta che siano in uso, per esempio, ancora strumenti di reportistica manuali (come i file Excel). In alcune attività specifiche, come le contestazioni, al momento i tool verticali non sono molto utilizzati: in mancanza di questi, diventa difficile mappare le contestazioni, comprenderne il workflow, stabilire gli owner dei compiti e così via. Possiamo dunque affermare che, a valle della fatturazione, vi è una domanda, latente o espressa, di maggiore automatizzazione e proceduralizzazione.
Entrando maggiormente nei meccanismi di questo mercato, si può notare come le aziende del campione si affidino, per la vendita, a proprio personale interno per il 33% dei casi, oppure ad agenti monomandatari per il 42%, oppure a entrambi per il 13%. Il motivo è intuibile: il settore richiede un know-how di livello elevato e una conoscenza completa dei prodotti, che possono essere vantate solo da professionisti legati alle aziende in modo molto stretto.
Stabilito “chi” vende, il passo successivo è comprendere “a chi” e “con quali modalità”. Circa il 50% del campione afferma di utilizzare metodi di pagamento manuali, il 39% usa pagamenti automatici, il 10% altre forme di pagamento. Dal grafico possiamo vedere le diverse percentuali rispetto ai diversi canali di vendita (aziende Pharma, case di cura, farmacie, Gdo, grossisti, parafarmacie, Pubblica Amministrazione).Quello che si riscontra è che al crescere della rischiosità del canale, cresce anche l’automatismo del metodo di pagamento, per esempio, il maggior numero di RiBa e SSD sono le farmacie, con il 71%.
Mediamente, 60 giorni è il termine di pagamento più usato dagli intervistati (il dato è molto influenzato dai termini indicati dalla PA). Si discostano da questo arco temporale farmacie, parafarmacie e grande distribuzione organizzata, con termini maggiori rispetto alla media: è possibile attribuire lo scostamento al fatto che produttori di referenze da banco stagionali offrono condizioni di pagamento particolarmente vantaggiose, dovendo spingere le referenze in un arco preciso e limitato di tempo (es: creme solari).
Che dire, invece, del rischio di credito? La ricerca mostra come, indipendentemente dalla tipologia dei clienti, quasi un quarto delle aziende non definisca un fido cliente. A quanto pare, gli strumenti verticali per la gestione del rischio di credito non risultano essere molto diffusi. L’utilizzo del canale cliente per la definizione dei termini di pagamento e lo storico dei pagamenti per l’individuazione del fido risultano essere le informazioni più utili e facilmente reperibili dalle aziende. In pratica, il rating clienti risulta essere un’attività per lo più manuale. Il rischio di tale approccio è di avere un’attività time consuming. Inoltre, le aziende devono anche fare i conti con canali che possiedono un livello di rischio più elevato (farmacie e parafarmacie), che dovrebbero essere presidiati con maggiore cura e assessment più rigorosi.
Per quanto riguarda l’uso di strumenti a tutela del credito, il fido viene applicato in media nell’85% dei canali (a eccezione della PA dove la percentuale si attesta al 59%); il factor viene utilizzato più per aumentare le performance in termini di cash-in, che per ridurre il rischio di credito; anche l’assicurazione del credito non è molto utilizzata (25%) e solo Gdo e parafarmacie mostrano di scegliere maggiormente questo strumento.
Proseguendo nell’osservazione del ciclo attivo, la ricerca ha mostrato come vi siano canali che richiedono numeri molto alti di spedizioni annuali: tra questi spiccano farmacie, grossisti e PA, con i grossisti che realizzano il maggior numero di volumi. Questi tre canali generano anche il numero più alto di fatture. Il canale delle farmacie vanta un numero davvero elevato, ma polverizzato a livello di valore; i grossisti, invece, hanno importi considerevoli per singola fattura: 35% attestate sui 10 mila euro.
Una volta venduto e fatturato il prodotto, il ciclo attivo non è completato: vi è la possibilità, per le aziende, di incorrere in contestazioni. Come vengono affrontate? Senza particolari procedure a supporto, racconta la ricerca: per questo motivo, secondo l’esperienza di Ayming, quest’area potrebbe essere oggetto di miglioramento. Per esempio, sarebbe possibile creare una procedura ad hoc e mappare un workflow per ciascuna tipologia di contestazione. In questo modo, le aziende potrebbero mostrare ai clienti di essere customer-centric e dunque migliorare la propria reputazione incrementando, nel contempo, la velocità di cash-in.
Per quanto riguarda, infine, la collection, nelle aziende Pharma il numero medio di clienti gestiti è circa 500 per collector e mediamente il team dei Credit Manager è composto da meno di cinque persone. L’esternalizzazione del credito è diffusa in tutti i canali: questa scelta è basata su strategie di politica aziendale e non su particolari necessità organizzative o di performance.
Ai manager intervistati è stato anche chiesto di auto-valutare l’efficienza del proprio ciclo attivo: il “voto” medio attribuito è pari a 7,35. Le chiavi di successo dell’efficienza risultano essere tre: lo spirito di squadra, l’attitudine al cambiamento, le competenze tecniche delle proprie risorse.
Tutto perfetto, dunque? Secondo l’opinione di Ayming per sistemi così complessi e articolati ci sono ancora spazi di miglioramento in quelle aree che risultano non perfettamente presidiate, che abbiamo visto essere le vendite, il rischio del credito, la collection o la contestazione.
I miglioramenti, che possono essere apportati possono attenere l’organizzazione, i processi, i sistemi IT o la reportistica. A ogni item corrisponde un modo nuovo di affrontare la quotidianità e di gestire le informazioni. In una parola, a ogni miglioramento corrisponde la reale possibilità di eliminare criticità e dare maggiore agio al business.
Fonte: Ayming Italia
Ayming
Ayming è un gruppo internazionale di Business Performance Consulting nato dall’unione di Lowendalmasaï e Alma Consulting Group. Con sede in 16 paesi – Belgio, Canada, Cina, Repubblica Ceca, Francia, Germania, Regno Unito, Ungheria, Italia, Giappone, Olanda, Polonia, Portogallo, Slovacchia, Spagna, Stati Uniti – è composto da circa 1.500 dipendenti. Ayming offre alle aziende un supporto strategico e operativo per il miglioramento e lo sviluppo delle proprie performance in tre aree chiave: Operations (supply chain, working capital, strategicpurchasing), Fiscalità & Innovazione e Risorse Umane. La mission di Ayming è di accompagnare i propri clienti attraverso Value Performance Program in prevenzione e gestione del rischio, ottimizzazione dei processi, dell’organizzazione e dei finanziamenti, sviluppo di strategie di crescita delle risorse.
